همسامان / محصولات / همسامان اداری
همسامان اداری

اتوماسیون اداری که بر پایهٔ سازمان کار می‌کند، نه افراد

نامه، درخواست، وظیفه و جلسه به جایگاه سازمانی ارجاع می‌شوند؛ پس با جابه‌جایی یا مرخصی یک نفر هیچ کاری در کارتابل نمی‌ماند.

ماژول‌ها

همهٔ کارهای اداری سازمان در یک کارتابل

نامه‌ها و درخواست‌ها کنار هم، با یک فهرست، یک جست‌وجو و یک شمارندهٔ معوق.

دبیرخانه و مکاتبات

نامهٔ وارده، صادره و داخلی
  • چند دبیرخانه با الگوی شماره‌گذاری قابل تعریف
  • نوشتن نامه حق همه است؛ شماره‌گذاری فقط با دبیرخانه
  • سربرگ و نسخهٔ چاپی نامه
  • پیوست با کشیدن و رها کردن
  • سطح محرمانگی و فوریت قابل تعریف
  • جست‌وجو با برجسته‌سازی نتیجه

کارتابل و ارجاع

نامه و درخواست در یک فهرست
  • کارتابل یکپارچهٔ نامه‌ها و درخواست‌ها
  • ارجاع به جایگاه سازمانی با مهلت و نوع اقدام
  • دسته‌های خوانده‌نشده، معوق، پیگیری، ارسالی و بایگانی
  • جانشینی بازه‌دار؛ جانشین کارتابل را کامل می‌بیند
  • داشبورد شخصی با تقویم مهلت‌ها و آخرین اقدامات

فرم‌ساز و موتور فرآیند

طراحی فرم و مسیر تأیید بدون برنامه‌نویسی

مسیر تأیید را با شرط تعریف کنید و پیش از انتشار ببینید دقیقاً چه کسانی در آن قرار می‌گیرند.

  • طراحی فرم با انواع فیلد و پیش‌نمایش زنده
  • مسیر تأیید مرحله‌ای: جایگاه مشخص، مدیر درخواست‌کننده یا مدیر واحد
  • شرط روی هر مرحله (مثلاً مبلغ بیش از ۱۰۰ میلیون)
  • شبیه‌ساز مسیر: دادهٔ نمونه وارد کنید و مراحل اجراشونده را ببینید
  • نمایش زندهٔ مسیر تأیید به درخواست‌کننده هنگام پر کردن فرم
  • برگشت برای اصلاح و ارسال دوباره
  • اعتبارسنجی سخت‌گیرانهٔ طراحی تا فرم معیوب منتشر نشود
  • رد شدن خودکار مرحله‌ای که جایگاهش خالی است

خدمات کارکنان

خودخدمت (ESS)
  • فرم‌های آمادهٔ درخواست‌های رایج کارکنان با مسیر تأیید شرطی
  • پیگیری وضعیت درخواست‌های من
  • هر فرم تازه‌ای که در فرم‌ساز بسازید، اینجا می‌آید

چارت سازمانی

واحد، جایگاه و کاربر
  • درخت واحدها و جایگاه‌ها با جابه‌جایی امن
  • چند جایگاه برای یک کاربر با جایگاه پیش‌فرض
  • جانشینی با بازهٔ زمانی و جلوگیری از هم‌پوشانی
  • غیرفعال کردن به‌جای حذف هر چیزی که سابقه دارد

جلسات و تقویم

از دعوت تا صورت‌جلسه
  • تقویم شمسی ماهانه
  • دعوت از جایگاه‌ها و پاسخ حضور
  • دستور جلسه و صورت‌جلسه
  • مصوبات و پیگیری آن‌ها

مدیریت وظایف

واگذاری و پیگیری کار
  • وظیفهٔ شخصی و واگذاری به دیگران (با مجوز)
  • مهلت، اولویت و وضعیت
  • گفت‌وگو و سابقه روی هر وظیفه

تابلو اعلانات

اطلاع‌رسانی هدفمند
  • اعلان برای کل سازمان یا واحدها و جایگاه‌های مشخص
  • آمار خوانده شدن
  • انتشار و لغو انتشار با مجوز

مدیریت مستندات

بایگانی الکترونیکی
  • پوشه‌های درختی با دسترسی ارث‌بری‌شده
  • نسخه‌های هر سند و سابقهٔ آن
  • بایگانی به‌جای حذف سندهای دارای سابقه

پیام‌رسان سازمانی

گفت‌وگو داخل شبکهٔ سازمان
  • گفت‌وگوی دونفره و گروهی
  • بدون نیاز به سرویس بیرونی یا اینترنت
  • جانشین گفت‌وگوهای جایگاه را می‌بیند

میز خدمت

تیکت داخلی و پورتال عمومی
  • ثبت درخواست پشتیبانی و پاسخ‌گویی کارشناسان
  • پورتال عمومی برای مراجعان بیرونی بدون نیاز به حساب کاربری
  • پیگیری با کد رهگیری و شمارهٔ همراه

گزارش‌ها و گزارش‌ساز

عملکرد سازمان در عدد
  • عملکرد واحدها و جایگاه‌ها، جریان مکاتبات، وضعیت درخواست‌ها و معوق‌ها
  • گزارش‌ساز روی منابع دادهٔ امن، بدون نوشتن SQL
  • خروجی اکسل راست‌به‌چپ و نسخهٔ چاپی

دسترسی و امنیت

نقش، مجوز و ممیزی
  • نقش‌های آماده و ماتریس مجوزهای جزئی
  • محدودیت ورود بر اساس IP، ساعت و روز هفته
  • ثبت ممیزی همهٔ اقدامات
  • آمادهٔ چندسازمانی (Multi-tenant)

نسخهٔ موبایل

وب‌اپ نصب‌شدنی (PWA)
  • نصب روی گوشی از داخل مرورگر، بدون فروشگاه برنامه
  • رابط ریسپانسیو برای کارتابل و تأیید در مسیر
  • دادهٔ کارتابل همیشه تازه، هرگز از حافظهٔ قدیمی
شبیه‌ساز مسیر

پیش از انتشار فرم، مسیرش را ببینید

بزرگ‌ترین دردسر فرآیندها، مسیری است که روی کاغذ درست است و در عمل جایی گیر می‌کند.

  • همان موتور واقعی. شبیه‌سازی را همان موتوری انجام می‌دهد که درخواست‌های واقعی را می‌چرخاند؛ پیش‌نمایش با واقعیت فرق نمی‌کند.
  • جایگاه خالی، کار معطل نمی‌شود. مرحله‌ای که جایگاهش خالی است رد می‌شود و درخواست جلو می‌رود.
  • خطای طراحی پیش از انتشار. شرطی که به فیلد حذف‌شده اشاره کند یا فرمی که بدون هیچ تأییدی تمام شود، اجازهٔ ذخیره ندارد.

چارت سازمانتان را بیاورید

در جلسهٔ دمو، چارت و یکی از فرآیندهای واقعی شما را تعریف می‌کنیم و یک درخواست را تا انتها می‌چرخانیم.