تا چند سال پیش نرم‌افزار حسابداری یعنی برنامه‌ای که روی رایانهٔ هر حسابدار نصب می‌شد و همه به یک پایگاه‌دادهٔ مشترک در شبکه وصل بودند. امروز بیشتر سازمان‌ها سراغ نرم‌افزار حسابداری تحت وب می‌روند؛ نرم‌افزاری که فقط روی سرور نصب است و کاربران با مرورگر از آن استفاده می‌کنند. در این مقاله می‌بینیم «تحت وب» دقیقاً یعنی چه، چه فرقی با «ابری» دارد و هنگام انتخاب چه چیزهایی را باید بسنجید.
نرم‌افزار حسابداری تحت وب یعنی چه؟
در نرم‌افزار تحت وب، همهٔ منطق برنامه و پایگاه‌داده روی یک سرور قرار دارد و کاربر فقط یک مرورگر (کروم، اج، فایرفاکس و…) لازم دارد. روی رایانهٔ کاربران چیزی نصب نمی‌شود، به‌روزرسانی فقط یک بار و روی سرور انجام می‌شود و هر کاربری که دسترسی داشته باشد، از هر رایانه‌ای وارد می‌شود.
این سرور می‌تواند در اتاق سرور خود سازمان باشد (On-Premise) یا در دیتاسنتر یک شرکت دیگر (ابری). پس «تحت وب» دربارهٔ شیوهٔ استفاده است و «ابری» دربارهٔ محل نگهداری داده.
تفاوت نرم‌افزار تحت وب و ویندوزی
| موضوع | ویندوزی (کلاینت‌سرور) | تحت وب |
|---|---|---|
| نصب | روی تک‌تک رایانه‌ها | فقط روی سرور |
| به‌روزرسانی | روی همهٔ رایانه‌ها، معمولاً با هماهنگی | یک بار روی سرور |
| دسترسی از شعبه یا دورکاری | نیازمند ریموت یا VPN سنگین | با مرورگر، روی شبکهٔ امن سازمان |
| سیستم‌عامل کاربر | معمولاً فقط ویندوز | هر سیستم‌عاملی که مرورگر دارد |
| سرعت روی شبکهٔ کند | به حجم داده‌ای که جابه‌جا می‌شود حساس است | فقط نتیجه به مرورگر می‌رسد، معمولاً سبک‌تر |
مزایای حسابداری تحت وب
- یک نسخه برای همه: همه همیشه روی آخرین نسخه کار می‌کنند و مشکل «روی رایانهٔ من نسخهٔ قدیمی است» از بین می‌رود.
- شعبه‌ها و انبارها روی یک سیستم: انباردار شهرستان و حسابدار دفتر مرکزی روی یک داده کار می‌کنند و سند یک بار ثبت می‌شود.
- هزینهٔ نگهداری کمتر: واحد فناوری به‌جای ده‌ها نصب، فقط یک سرور را نگه می‌دارد.
- یکپارچگی ساده‌تر: نرم‌افزار تحت وب معمولاً از ابتدا با سرویس‌های وب ساخته شده و اتصالش به سامانهٔ مؤدیان، فروشگاه اینترنتی یا سامانه‌های دیگر ساده‌تر است.
- امنیت متمرکز: دسترسی‌ها، رمزها و ورود دومرحله‌ای در یک نقطه کنترل می‌شود و داده روی رایانهٔ کاربران پخش نیست.
محدودیت‌ها و راه‌حل‌شان
وابستگی به سرور: اگر سرور از دسترس خارج شود، همه متوقف می‌شوند. راه‌حل، سرور مناسب، پشتیبان‌گیری خودکار روزانه و برنامهٔ بازیابی است؛ همان کاری که برای پایگاه‌دادهٔ نرم‌افزار ویندوزی هم لازم بود.
دسترسی از بیرون سازمان: باز کردن نرم‌افزار مالی روی اینترنت باید با احتیاط باشد. معمولاً بهتر است دسترسی بیرونی فقط از راه VPN سازمان یا با ورود دومرحله‌ای و محدودیت آی‌پی باشد.
عادت کاربران: کاربرانی که سال‌ها با یک نرم‌افزار ویندوزی کار کرده‌اند، به میان‌برهای صفحه‌کلید عادت دارند. نرم‌افزار تحت وب خوب باید ورود سریع سند با صفحه‌کلید را پشتیبانی کند، نه فقط کلیک.
چک‌لیست ده‌موردی انتخاب نرم‌افزار حسابداری
- ساختار حساب‌ها: کل، معین و چند سطح تفصیلی شناور (شخص، پروژه، مرکز هزینه و…) بدون نیاز به ساختن حساب تکراری.
- سند خودکار از عملیات: فاکتور فروش، رسید انبار، چک و حقوق باید خودشان سند حسابداری بزنند و از سند به عملیات اصلی برگشت ممکن باشد.
- سامانهٔ مؤدیان: ارسال صورتحساب الکترونیکی و پیگیری وضعیت از داخل خود نرم‌افزار، نه با خروجی‌گرفتن و بارگذاری دستی.
- تاریخچهٔ غیرقابل دست‌کاری: هر تغییر در سند (چه کسی، چه زمانی، چه چیزی) ثبت شود و قابل حذف نباشد؛ این برای حسابرسی حیاتی است.
- سطوح دسترسی دقیق: دسترسی در سطح عملیات، شرکت، شعبه و حتی نوع گزارش، و کنترل آن سمت سرور.
- چند شرکت و چند سال مالی: بستن سال، انتقال مانده‌ها و کار هم‌زمان روی سال جاری و سال قبل.
- گزارش‌ساز و خروجی اکسل: کاربر مالی بدون برنامه‌نویس، گزارش دلخواهش را بسازد.
- انتقال اطلاعات: کدینگ حساب‌ها، اشخاص، کالا و مانده‌های افتتاحیه از نرم‌افزار قبلی یا اکسل وارد شود.
- لایسنس ماژولار: امروز فقط ماژول‌های لازم را بخرید و بعداً خزانه‌داری، انبار یا حقوق را اضافه کنید.
- محل نصب و پشتیبانی: امکان نصب روی سرور خود سازمان، و تیمی که استقرار و آموزش را همراهی کند.
جمع‌بندی
نرم‌افزار حسابداری تحت وب، اگر روی سرور خود سازمان نصب شود، مزیت دسترسی آسان و به‌روزرسانی متمرکز را بدون بیرون‌رفتن داده‌ها فراهم می‌کند. هنگام انتخاب، به‌جای فهرست بلند امکانات، چند سناریوی واقعی سازمان خودتان (مثلاً یک فاکتور فروش تا ارسال به مؤدیان و سند آن) را در جلسهٔ دمو اجرا کنید؛ همین چند سناریو بیشتر از هر بروشوری نشان می‌دهد نرم‌افزار به کار شما می‌آید یا نه.